Invoeren van GTD

Eindelijk een nieuw bericht over mijn voortgang met GTD.
Het is knap lastig om een dergelijk systeem in te voeren als je het naast je normale werk doet.
Inmiddels heb ik nog steeds niet alles verzameld, maar het voornaamste waar ik de komende periode aan wil werken is 'vastgelegd'. Ik heb dat gedaan in een gratis account van Toodledo. Deze website kan synchroniseren met mijn agendaprogramma op mijn iPhone, dus ik kan ook ideeën vastleggen als ik niet achter mijn pc zit. Maar met een normaal toetsenbord gaat het toch wat makkelijker en sneller, dus het invoeren van ruim 340 taken heb ik via Toodledo gedaan.
Dat aantal is best groot, maar de kern van GTD is dan ook dat je niet over taken hoeft na te denken als je ze eenmaal hebt vastgelegd. Dat biedt ruimte om daadwerkelijk taken uit te voeren.

Verwerken van verzamelde taken
Bij het vastleggen van (of later verwerken van vastgelegde) taken doe je al enig denkwerk vooraf. Belangrijke vragen die je je daarbij kunt stellen zijn:

• Moet ik deze taak uitvoeren of kan ik hem ook delegeren? Mijn vrijwilligers nemen mij ontzettend veel administratief werk uit handen
• Draagt deze taak bij aan mijn doelen? Onder meer beschreven in mijn beleidsplan
• Hoe lang doe ik naar verwachting over deze taak? Je wordt door ervaring steeds beter in schattingen maken, bovendien werk je gerichter door een zelf opgelegde deadline
• Wat is het beste moment om deze taak uit te voeren? Zelf ben ik een ochtendmens en als ik dubbele vrijwilliger-bezetting heb, kan ik buiten de mediatheek ongestoord werken

Zelf werk ik al jaren met de volgende aandachtsgebieden in mijn werkweek, afgeleid van de kerntaken in mijn mediatheek:

• Ontsluiting
• Educatie
• Administratie
• Collectievorming
• Promotie / planning

Afhankelijk van de vrijwilligersbezetting (kan ik ongestoord werken?) heb ik de aandachtsgebieden verdeeld over de werkdagen. Die indeling is niet heel strikt, maar zij biedt mij een richtlijn voor het plannen van taken.
De taken hebben vrijwel nooit een einddatum, behalve als er al een deadline bekend is.
Pas tijdens het wekelijkse onderhoud ga je taken plannen, maar alleen voor de komende week. Mocht je tijdens die week iets niet af krijgen, dan biedt de daarop volgende week volop ruimte om met die taak verder te gaan. En als je op een dag voortijdig door jouw takenlijst voor die dag heen bent, dan kun je op basis van de beschikbare tijd kiezen uit je overzicht met taken zonder einddatum.

Wekelijks onderhoud
Agenda
Mijn wekelijks onderhoud is nog niet geroutineerd, maar ik krijg de slag te pakken. Op vrijdagmiddag bekijk ik alle vastgelegde taken en bepaal ik op welke taken ik me de komende week ga richten. Hierbij neem ik uiteraard ook de losse eindjes van deze week mee.
Verzamelen
Eigenlijk start het wekelijks onderhoud met het verzamelen van nieuw binnengekomen taken, maar dat doe ik eigenlijk dagelijks al met het verwerken van post, e-mail, gesprekken met collega's, ideeën die ik opdoe nu ik weer dagelijks mijn RSS lees. Deze gewoonte stelt me gerust; ik weet dat ik tijdens het wekelijkse onderhoud de verzamelde taken onder ogen krijg en dan kan ik ze meer aandacht geven.
Projecten en eerstvolgende acties
Naast taken inplannen houdt het wekelijks onderhoud namelijk ook in dat je projecten uitwerkt in volgende acties. Hiermee concretiseer je welke fysieke handeling je daadwerkelijk moet uitvoeren om dichter bij het eindresultaat van het project te komen.
Voor mijn 'project' Pas bibliotheekopdracht aan moet ik bijvoorbeeld de volgende acties ondernemen:

1. Gebruik Checklist opdrachten maken uit Naar een leerlijn informatievaardigheden
2. Verwerk de opdracht in Teletop
3. Pas themalijst aan (minimaal 50 onderwerpen)
4. Zoek infoboeken in bibliotheekfiliaal over de thema's (afdeling jeugd, minimaal 3 bruikbare titels per onderwerp)
5. Verwerk aanpassingen in het informatiepakket voor docenten en leerlingen
6. Mail docenten het informatiepakket

Afwachten
In mijn onderhoud bekijk ik ook de inhoud van het mapje Afwachten in mijn tickler file. En in mijn mailprogramma Outlook neem ik e-mails met het label Afwachten door. Daarop verwacht ik antwoord en als dat te lang duurt, moet ik opnieuw actie ondernemen.
Ooit/misschien
Naast een mapje Afwachten heb ik ook een Ooit/misschien-mapje. Hierin zitten ideeën en informatie waar ik ooit wellicht iets mee wil doen, maar voorlopig nog niet. Dit mapje bekijk ik hooguit 2 keer per jaar. Sommige GTD'ers gebruiken het Ooit/misschien-mapje voor taken die ze niet voor de komende week hebben ingepland. Dan moet je de inhoud uiteraard wel wekelijks bekijken. Maar ik heb taken die in de nabije toekomst mijn aandacht krijgen digitaal vastgelegd, dus mijn Ooit/misschien-mapje is voor vage dromen.

Effect
Waarom steek ik nu zo veel werk in het organiseren van mijn werkzaamheden en plannen? Wat heeft me dat opgeleverd?
Lees hier de voordelen van GTD (en abonneer je meteen op de wekelijkse RSS-feed met tips), die ook ik nu al ervaar, vooral minder stress en meer overzicht.
Ik houd sinds maanden weer mijn RSS, het Schoolmediatheek 2.0-forum en de vakbladen bij. En daarnaast heb ik 's avonds weer de energie om boeken te lezen.
Naast mijn werkdoelen hoop ik nu ook te bereiken dat ik weer meer tijd kan besteden aan mijn grote hobby: lezen (3 boeken per maand? ;-)

In een volgend bericht meer over hoe ik dagelijks mijn mailbox(en) leeg krijg. Ik doe mijn best om het niet te lang te laten duren voor ik weer post...