Getting Things Done (GTD)

Deze week heb ik een inspirerende middag gehad in mijn oude regio. Erg leuk om alle oude bekenden weer eens IRL te spreken!


Timemanagement, productiviteit en lifehacking zijn onderwerpen waar ik me de laatste tijd in aan het verdiepen ben. Eén van de ontdekkingen die ik daarbij heb gedaan is GTD: Getting Things Done.


Eén van mijn valkuilen is namelijk dat ik voor een bepaalde dag of week diverse taken voor mijzelf inplan. En hoe ruim ik mijzelf hier ook de tijd voor geef, ik houd heel vaak aan het eind van de dag of week klussen over waar ik niet aan toe gekomen ben. Dan lijkt een werkdag soms erg onproductief.


GTD stelt dat alleen afspraken en harde deadlines thuis horen in een agenda. Daarnaast maak je gebruik van een lijst met volgende acties, gekoppeld aan een bepaalde context.

Een context binnen GTD is de plek die of het middel dat je nodig hebt om die actie uit te kunnen voeren; aan de telefoon, met de (werk)computer, al winkelend, thuis op de bank. Die contexten helpen om gelijksoortige acties uit te voeren op de momenten waarin jij je in die situatie bevindt.

Een volgende actie is een fysieke handeling die als eerste stap uitgevoerd moet worden om met een zogenaamd project te starten.
Een project is alles waarvoor meerdere fysieke acties nodig zijn. Als je bijvoorbeeld al weken op jouw takenlijst hebt staan: 23 onderwijsdingen-cursus volgen, dan kun je bedenken wat de eerstvolgende actie is, die je hiervoor moet doen. Dat blijkt te zijn: reserveer (wekelijks) tijd voor deze online cursus.

Ik wil gaan werken volgens de GTD-methode en ik ben begonnen met het aanleggen van een vervaldagensysteem met 43 mappen. 31 Genummerde mappen voor elke datum deze maand en 12 mappen voor iedere maand. Hierin kun je papieren stoppen die voor die datum of in die maand van belang zijn. Ik heb er ook een Ooit/misschien-map aan toegevoegd.
Daarna ben ik de dichtsbijzijnde stapel op mijn bureau gaan bekijken om bij ieder(e) papier, folder, tijdschrift, verzameling papieren te bepalen wat ik ermee wil doen. Alles moet in te delen zijn als:

• volgende actie (bij de folder van het Keesings Historisch Archief: nakijken of OB Apeldoorn deze databank aanbiedt om eventueel een geschiedenisopdracht bij te ontwikkelen)
• project (bij promotiebrief en -materiaal over de Jonge Jury: actievere deelname van onderbouwleerlingen, met als eerstvolgende actie: docenten Nederlands uitnodigen voor een brainstormsessie)
• afwachten (bij het overzicht van audiovisueel materiaal en herdrukken uit Onderwijsrecensies 2 tot mediatheekmedewerkers zijn nagegaan of die titels voorkomen op literatuurlijsten van Nederlands)
• ooit/misschien (bij de folder van het Keesings Historisch Archief: een geschiedenisopdracht ontwikkelen met het KHA als bron)

Op deze manier verzamel ik uiteindelijk alles wat ik wil onthouden, volgen of doen. Ik noteer dit in een agendaprogramma op mijn iPhone (te synchroniseren met Outlook), maar het kan ook prima op papier, in je mailprogramma (Outlook, Lotus Notes, Groupwise) of in een andere smartphone of pda.
Ik probeer zo min mogelijk vaste deadlines toe te kennen, maar ik breng acties onder in een maand-map of datum-map.

Omdat mijn mailbox ook veel acties bevat, ben ik deze week begonnen met het uitproberen van de principes uit de (Engelstalige) podcast Using Outlook's inbox to manage tasks en bijbehorende powerpointpresentatie (Control your day). Ik heb er nog weinig ervaring mee, maar ik hoop binnenkort meer hierover te kunnen vertellen.

Wil je meer weten over GTD, dan is het boek Getting Things Done een aanrader.

Reacties zijn welkom!