Plug je mediatheek

Dinsdag 16 november bezocht ik de workshop Plug je mediatheek in de centrale openbare bibliotheek in Zwolle. We zaten met ruim 30 personen in een prachtige oude provinciezaal omringd door glas-in-loodramen. Spreker Jeroen Busscher, wellicht bekend van zijn boek Pimp je afdeling, heette ons allemaal persoonlijk welkom bij de ingang van de zaal (een echte pr-man ;-).

Beïnvloeden
Kern van de middag was manipulatie, waarbij je deze term positief moet opvatten. Manipuleren is in feite het met een bepaalde bedoeling beïnvloeden van mensen. Wij doen dit allen dagelijks door kleding die wij dragen, door bepaalde gedragsregels te handhaven in onze mediatheken, door mensen te groeten op straat. Al die handelingen doen we om een bepaalde indruk te maken op anderen.

Dienstlevering versus klantvriendelijkheid
Verrassend vond ik dat uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen kwaliteit van dienstverlening meer ervaren door een klantvriendelijke en servicegerichte benadering dan door daadwerkelijke product-/dienstlevering. Wellicht is dit vergelijkbaar met het voorbeeld van een treinvertraging die als minder erg wordt ervaren als de NS er voldoende informatie over geeft. Je voelt je als reiziger meer serieus genomen en gewaardeerd door het ontvangen van die informatie.

Goed nieuws & aandacht
De tips die hieruit voortvloeiden waren open deuren, maar toch prettig om er weer eens aan herinnerd te worden. Maak van slecht nieuws goed nieuws en geef aandacht. Als jij in jouw mediatheek niet de gewenste informatie kunt bieden (slecht nieuws), verwijs dan naar plekken waar die informatie wel te vinden is (goed nieuws) en wees hierin zo behulpzaam mogelijk (aandacht). Jouw leerling of collega verlaat tevreden jouw mediatheek, hoewel je hem niet zelf aan de gevraagde informatie hebt kunnen helpen. De aandacht die je hem hierbij hebt gegeven maakt dat hij zich toch door jou geholpen voelt.

Netwerken
Dit principe van 'cadeautjes' geven (positief nieuws brengen, aandacht geven) gebruik je ook wanneer je netwerkt. In netwerken wordt informatie verspreid en ontvangen. Als jij mensen uit jouw netwerk 'cadeautjes' geeft, zoals een attendering op een voor diegene interessante publicatie, dan bouw je krediet op op jouw emotionele bankrekening. Je kunt dan ook eens iets terug vragen (medewerking aan een enquête bijvoorbeeld).

Appelleer aan jouw gesprekspartners interesses en omgeving
Een openbaring was de 60%-regel. Als je een probleem met iemand wilt bespreken, begin dan niet meteen over het probleem, maar probeer te appelleren aan jouw gesprekspartners:

• sociale omgeving; zitten jullie op dezelfde sportclub, maak daar dan een praatje over, kijk of je gemeenschappelijke kennissen hebt;
• baas; diens mening kan van grote invloed zijn op jouw gesprekspartners kijk op jou en oordeel over jouw probleem;
• ego; wie wil nou niet complimenten ontvangen?;
• drift; welke passie drijft jouw gesprekspartner, waar ligt zijn belangstelling?

Als je op deze manier 60% van de tijd praat over andere dingen dan hetgeen jij wilt aankaarten, blijk je meer te bereiken.

Reclame
Eigenlijk is reclame niets anders dan positieve verhalen over jouw mediatheek. Daarbij is het belangrijk dat je een verhaal hebt dat herkenning oplevert, dat actie en/of een aanstekelijk enthousiasme laat zien, dat mensen betrekt bij die actie en dat geschikt is om door te vertellen.

Profileer jouw mediatheek

• Zoek uit waarmee jij jouw mediatheek wilt laten associëren (toegankelijk, eigentijds, behulpzaam) en bedenk acties waarmee je die associaties kunt bereiken.
• Wees af en toe afwijkend/opvallend om de aandacht te trekken.
• En houd voor ogen wat jouw doelgroep interesseert. Op de ene school zal een rap-wedstrijd beter aanslaan dan een poëziewedstrijd, op een andere school juist niet.

Op Schoolmediatheek 2.0 worden momenteel ideeën geïnventariseerd ter promotie van jouw mediatheek en haar dienstverlening. Doe ideeën op en voeg de jouwe toe!

Een dag zonder computernetwerk

Gisteren had ik net een uur gewerkt toen 2 collega's mij kwamen vergezellen in de mediatheek. Om 9 uur hebben we enkele leerlingen een computer toegewezen (in onze mediatheek registreren we computergebruik) en opeens reageerde het computer-reserveerprogramma niet meer. Ook het uitleenprogramma wilde niet meewerken. Toen we van leerlingen meldingen kregen dat het inloggen wel erg traag verliep en websites niet werden geladen, was al gauw duidelijk dat we met een netwerkprobleem kampten. De ICT-afdeling bleek er al mee aan de slag te zijn en hoe lang het ging duren voor het netwerk weer online was, was niet te zeggen.

De leerlingen dropen af en mijn collega's en ik haalden nog eens koffie. We besloten de kaftvoorraad die de afgelopen weken was opgelopen weg te werken en één van mijn collega's ging de naslagcollectie scannen en een uitgebreide kastcontrole doen. De netwerkproblemen waren al gauw bij iedereen in school bekend. (ook al werkten de mededelingenmonitoren niet ;-) We kregen dus maar weinig leerlingen in de mediatheek die we moesten wijzen op de problemen (leerling: "Kan ik dan ook niet printen?", mediatheekmedewerker: "Tja, je mag proberen om de printer jouw printopdracht telepatisch door te geven...").

Al met al was het best gezellig. We kletsen wat af tijdens de weinig uitdagende pc-loze klusjes en af en toe probeerden we tevergeefs uit of we al weer konden inloggen. Er kwam nauwelijks een leerling ons werk onderbreken en we schoten aardig op met de kaftvoorraad.

Om 12 uur kwam een 3e collega de 'ochtendploeg' aflossen. Zij heeft zich die middag bezig gehouden met SISO-codes toekennen aan boeken uit de vakcollectie godsdienst (die als standplaats één van de godsdienstlokalen heeft). Ik heb eindelijk enkele uitgedraaide etiketvellen geleegd, wat weer een nieuwe kaftvoorraad opleverde. Toen mijn collega om 15.00 uur klaar was met het verzorgen van de planten, zijn we voor de verandering samen vertrokken (eigenlijk houd ik dagelijks tussen 15.00-16.00 uur de mediatheek in mijn eentje open).

Ik had zeeën van tijd om boodschappen te doen. En thuis ben ik als een junkie achter mijn computer gekropen om in ieder geval mijn privé mail te kunnen lezen. 's Avonds bleek dat de netwerkstoring op school tot 19.30 uur heeft geduurd. Vandaag werkte alles weer als vanouds.

Voorheen had zo'n netwerkstoring mij meer gestoord dan dat zij nu deed. Ik had me vooral gefocust op wat ik allemaal niet kon doen. Maar nu heb ik de gelegenheid dankbaar aangegrepen om achterstanden weg te werken waar we geen computer voor nodig hadden. Wat een geluk dat we nog dergelijke klussen hadden liggen!

Het is uiteindelijk best een relaxte dag geweest, die dag zonder computernetwerk...

Vallen en opstaan

Na ruim 5 maanden schrijf ik hier eindelijk weer wat. Het is best lastig om van het blog-schrijven een regelmatig terugkerende routine te maken. Maar ik ga het opnieuw proberen. Je leert immers door vallen en opstaan.

Wat wel steeds meer routine wordt, is het werken volgens de GTD-methode. En ik vind het erg prettig werken. Toen de herfstvakantie begon, (voor mij nu al weer 2 weken geleden) was het voor het eerst dat ik niet naar vakantie snakte. En dat na 9 drukke schoolweken volop instructielessen, schoolplanbijeenkomsten (ik zit in een werkgroep die meedenkt over het nieuwe meerjarenbeleid van de school) en herinstruëren van collega's over het werken in de mediatheek (mediatheekmedewerkers) en het gebruik van de mediatheek (docenten).

GTD, maar ook FlyLady helpen enorm bij het in balans houden van werk (40 uur per week) en thuis (familie, vrienden, sporten, huishouden). Mijn schoonmoeder komt dinsdag eten en ik hoef geen nood-schoonmaak te houden, want mijn huis is tegenwoordig altijd klaar voor visite. Ik heb in de herfstvakantie geen extra huishoudelijke klussen hoeven doen, want ik doe vrijwel iedere dag een beetje en ik accepteer eindelijk dat dat genoeg is.

Op mijn werk voel ik me niet meer zo vaak opgejaagd door alles wat ik nog moet (lees: wil) doen. Ik heb de rust om leerlingen en collega's de aandacht te geven die ze verdienen. En ik kan nu beter inschatten of ik tijd heb voor bepaalde klussen die op mijn pad komen.

Kortom, de GTD-methode heeft mij vooral veel meer rust gegeven. Dus wie weet schrijf ik nu wat regelmatiger op deze weblog ;-)

Invoeren van GTD

Eindelijk een nieuw bericht over mijn voortgang met GTD.
Het is knap lastig om een dergelijk systeem in te voeren als je het naast je normale werk doet.
Inmiddels heb ik nog steeds niet alles verzameld, maar het voornaamste waar ik de komende periode aan wil werken is 'vastgelegd'. Ik heb dat gedaan in een gratis account van Toodledo. Deze website kan synchroniseren met mijn agendaprogramma op mijn iPhone, dus ik kan ook ideeën vastleggen als ik niet achter mijn pc zit. Maar met een normaal toetsenbord gaat het toch wat makkelijker en sneller, dus het invoeren van ruim 340 taken heb ik via Toodledo gedaan.
Dat aantal is best groot, maar de kern van GTD is dan ook dat je niet over taken hoeft na te denken als je ze eenmaal hebt vastgelegd. Dat biedt ruimte om daadwerkelijk taken uit te voeren.

Verwerken van verzamelde taken
Bij het vastleggen van (of later verwerken van vastgelegde) taken doe je al enig denkwerk vooraf. Belangrijke vragen die je je daarbij kunt stellen zijn:

• Moet ik deze taak uitvoeren of kan ik hem ook delegeren? Mijn vrijwilligers nemen mij ontzettend veel administratief werk uit handen
• Draagt deze taak bij aan mijn doelen? Onder meer beschreven in mijn beleidsplan
• Hoe lang doe ik naar verwachting over deze taak? Je wordt door ervaring steeds beter in schattingen maken, bovendien werk je gerichter door een zelf opgelegde deadline
• Wat is het beste moment om deze taak uit te voeren? Zelf ben ik een ochtendmens en als ik dubbele vrijwilliger-bezetting heb, kan ik buiten de mediatheek ongestoord werken

Zelf werk ik al jaren met de volgende aandachtsgebieden in mijn werkweek, afgeleid van de kerntaken in mijn mediatheek:

• Ontsluiting
• Educatie
• Administratie
• Collectievorming
• Promotie / planning

Afhankelijk van de vrijwilligersbezetting (kan ik ongestoord werken?) heb ik de aandachtsgebieden verdeeld over de werkdagen. Die indeling is niet heel strikt, maar zij biedt mij een richtlijn voor het plannen van taken.
De taken hebben vrijwel nooit een einddatum, behalve als er al een deadline bekend is.
Pas tijdens het wekelijkse onderhoud ga je taken plannen, maar alleen voor de komende week. Mocht je tijdens die week iets niet af krijgen, dan biedt de daarop volgende week volop ruimte om met die taak verder te gaan. En als je op een dag voortijdig door jouw takenlijst voor die dag heen bent, dan kun je op basis van de beschikbare tijd kiezen uit je overzicht met taken zonder einddatum.

Wekelijks onderhoud
Agenda
Mijn wekelijks onderhoud is nog niet geroutineerd, maar ik krijg de slag te pakken. Op vrijdagmiddag bekijk ik alle vastgelegde taken en bepaal ik op welke taken ik me de komende week ga richten. Hierbij neem ik uiteraard ook de losse eindjes van deze week mee.
Verzamelen
Eigenlijk start het wekelijks onderhoud met het verzamelen van nieuw binnengekomen taken, maar dat doe ik eigenlijk dagelijks al met het verwerken van post, e-mail, gesprekken met collega's, ideeën die ik opdoe nu ik weer dagelijks mijn RSS lees. Deze gewoonte stelt me gerust; ik weet dat ik tijdens het wekelijkse onderhoud de verzamelde taken onder ogen krijg en dan kan ik ze meer aandacht geven.
Projecten en eerstvolgende acties
Naast taken inplannen houdt het wekelijks onderhoud namelijk ook in dat je projecten uitwerkt in volgende acties. Hiermee concretiseer je welke fysieke handeling je daadwerkelijk moet uitvoeren om dichter bij het eindresultaat van het project te komen.
Voor mijn 'project' Pas bibliotheekopdracht aan moet ik bijvoorbeeld de volgende acties ondernemen:

1. Gebruik Checklist opdrachten maken uit Naar een leerlijn informatievaardigheden
2. Verwerk de opdracht in Teletop
3. Pas themalijst aan (minimaal 50 onderwerpen)
4. Zoek infoboeken in bibliotheekfiliaal over de thema's (afdeling jeugd, minimaal 3 bruikbare titels per onderwerp)
5. Verwerk aanpassingen in het informatiepakket voor docenten en leerlingen
6. Mail docenten het informatiepakket

Afwachten
In mijn onderhoud bekijk ik ook de inhoud van het mapje Afwachten in mijn tickler file. En in mijn mailprogramma Outlook neem ik e-mails met het label Afwachten door. Daarop verwacht ik antwoord en als dat te lang duurt, moet ik opnieuw actie ondernemen.
Ooit/misschien
Naast een mapje Afwachten heb ik ook een Ooit/misschien-mapje. Hierin zitten ideeën en informatie waar ik ooit wellicht iets mee wil doen, maar voorlopig nog niet. Dit mapje bekijk ik hooguit 2 keer per jaar. Sommige GTD'ers gebruiken het Ooit/misschien-mapje voor taken die ze niet voor de komende week hebben ingepland. Dan moet je de inhoud uiteraard wel wekelijks bekijken. Maar ik heb taken die in de nabije toekomst mijn aandacht krijgen digitaal vastgelegd, dus mijn Ooit/misschien-mapje is voor vage dromen.

Effect
Waarom steek ik nu zo veel werk in het organiseren van mijn werkzaamheden en plannen? Wat heeft me dat opgeleverd?
Lees hier de voordelen van GTD (en abonneer je meteen op de wekelijkse RSS-feed met tips), die ook ik nu al ervaar, vooral minder stress en meer overzicht.
Ik houd sinds maanden weer mijn RSS, het Schoolmediatheek 2.0-forum en de vakbladen bij. En daarnaast heb ik 's avonds weer de energie om boeken te lezen.
Naast mijn werkdoelen hoop ik nu ook te bereiken dat ik weer meer tijd kan besteden aan mijn grote hobby: lezen (3 boeken per maand? ;-)

In een volgend bericht meer over hoe ik dagelijks mijn mailbox(en) leeg krijg. Ik doe mijn best om het niet te lang te laten duren voor ik weer post...

Getting Things Done (GTD)

Deze week heb ik een inspirerende middag gehad in mijn oude regio. Erg leuk om alle oude bekenden weer eens IRL te spreken!


Timemanagement, productiviteit en lifehacking zijn onderwerpen waar ik me de laatste tijd in aan het verdiepen ben. Eén van de ontdekkingen die ik daarbij heb gedaan is GTD: Getting Things Done.


Eén van mijn valkuilen is namelijk dat ik voor een bepaalde dag of week diverse taken voor mijzelf inplan. En hoe ruim ik mijzelf hier ook de tijd voor geef, ik houd heel vaak aan het eind van de dag of week klussen over waar ik niet aan toe gekomen ben. Dan lijkt een werkdag soms erg onproductief.


GTD stelt dat alleen afspraken en harde deadlines thuis horen in een agenda. Daarnaast maak je gebruik van een lijst met volgende acties, gekoppeld aan een bepaalde context.

Een context binnen GTD is de plek die of het middel dat je nodig hebt om die actie uit te kunnen voeren; aan de telefoon, met de (werk)computer, al winkelend, thuis op de bank. Die contexten helpen om gelijksoortige acties uit te voeren op de momenten waarin jij je in die situatie bevindt.

Een volgende actie is een fysieke handeling die als eerste stap uitgevoerd moet worden om met een zogenaamd project te starten.
Een project is alles waarvoor meerdere fysieke acties nodig zijn. Als je bijvoorbeeld al weken op jouw takenlijst hebt staan: 23 onderwijsdingen-cursus volgen, dan kun je bedenken wat de eerstvolgende actie is, die je hiervoor moet doen. Dat blijkt te zijn: reserveer (wekelijks) tijd voor deze online cursus.

Ik wil gaan werken volgens de GTD-methode en ik ben begonnen met het aanleggen van een vervaldagensysteem met 43 mappen. 31 Genummerde mappen voor elke datum deze maand en 12 mappen voor iedere maand. Hierin kun je papieren stoppen die voor die datum of in die maand van belang zijn. Ik heb er ook een Ooit/misschien-map aan toegevoegd.
Daarna ben ik de dichtsbijzijnde stapel op mijn bureau gaan bekijken om bij ieder(e) papier, folder, tijdschrift, verzameling papieren te bepalen wat ik ermee wil doen. Alles moet in te delen zijn als:

• volgende actie (bij de folder van het Keesings Historisch Archief: nakijken of OB Apeldoorn deze databank aanbiedt om eventueel een geschiedenisopdracht bij te ontwikkelen)
• project (bij promotiebrief en -materiaal over de Jonge Jury: actievere deelname van onderbouwleerlingen, met als eerstvolgende actie: docenten Nederlands uitnodigen voor een brainstormsessie)
• afwachten (bij het overzicht van audiovisueel materiaal en herdrukken uit Onderwijsrecensies 2 tot mediatheekmedewerkers zijn nagegaan of die titels voorkomen op literatuurlijsten van Nederlands)
• ooit/misschien (bij de folder van het Keesings Historisch Archief: een geschiedenisopdracht ontwikkelen met het KHA als bron)

Op deze manier verzamel ik uiteindelijk alles wat ik wil onthouden, volgen of doen. Ik noteer dit in een agendaprogramma op mijn iPhone (te synchroniseren met Outlook), maar het kan ook prima op papier, in je mailprogramma (Outlook, Lotus Notes, Groupwise) of in een andere smartphone of pda.
Ik probeer zo min mogelijk vaste deadlines toe te kennen, maar ik breng acties onder in een maand-map of datum-map.

Omdat mijn mailbox ook veel acties bevat, ben ik deze week begonnen met het uitproberen van de principes uit de (Engelstalige) podcast Using Outlook's inbox to manage tasks en bijbehorende powerpointpresentatie (Control your day). Ik heb er nog weinig ervaring mee, maar ik hoop binnenkort meer hierover te kunnen vertellen.

Wil je meer weten over GTD, dan is het boek Getting Things Done een aanrader.

Reacties zijn welkom!